Algemene Voorwaarden

Algemene Voorwaarden

Artikel 1 – Definities

1.1. Consultant: de opdrachtnemer die diensten verleent in het kader van subsidieaanvragen, beleidsadvies, strategieontwikkeling en organisatiebegeleiding, hier wettelijk vertegenwoordigd door BV THE BOOK, Lamorinièrestraat 159/401, 2018 Antwerpen.

1.2. Opdrachtgever: de partij die de consultant inschakelt voor de uitvoering van een opdracht.

1.3. Overeenkomst: de schriftelijke afspraak tussen consultant en opdrachtgever waarin opdracht, vergoedingen en andere voorwaarden zijn vastgelegd.

1.4. Diensten: alle door de consultant aangeboden activiteiten, waaronder maar niet beperkt tot het schrijven van subsidiedossiers, begeleiding bij beleidsplanning, strategische sessies, consultaties en kennisdeling.

 Artikel 2 – Toepasselijkheid

2.1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten en overeenkomsten tussen consultant en opdrachtgever, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

2.2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien schriftelijk overeengekomen.

 Artikel 3 – Opdracht en Uitvoering

3.1. De consultant voert de opdracht uit naar beste inzicht en vermogen, op basis van ervaring, expertise en de door de opdrachtgever verstrekte informatie.

3.2. De diensten kunnen bestaan uit (maar zijn niet beperkt tot):

• het opstellen en herwerken van subsidieaanvragen of rapporten,

• het begeleiden van beleids- en strategietrajecten,

• het geven van consultatiesessies rond positionering, netwerkstrategie en organisatieontwikkeling,

• het faciliteren van kennisdeling over veranderingsprocessen  en andere expertise binnen de kunsten.

3.3. De opdrachtgever engageert zich tot het tijdig aanleveren van alle informatie en medewerking die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht.

3.4. De consultant kan geen garanties bieden over de uitkomst van subsidieaanvragen of implementatietrajecten indien succes afhangt van de beoordeling door externe instanties of partners

3.5. Eventuele revisierondes of aanvullende werkzaamheden buiten de overeengekomen opdracht worden apart gefactureerd volgens het overeengekomen uurtarief, tenzij deze expliciet en specifiek zijn vermeld als onderdeel van de offerte.

 Artikel 4 – Offerte en Vergoeding

4.1. De vergoeding voor de diensten van de consultant wordt bepaald in de offerte of overeenkomst en kan worden vastgesteld op basis van een uurtarief, dagtarief, forfaitaire vergoeding, commissie of een andere vooraf overeengekomen vergoedingsformule.

4.2. Het toepasselijke tarief kan verschillen naargelang onder meer de aard, omvang en complexiteit van de opdracht, de categorie van opdrachtgever en de termijn waarbinnen de opdracht moet worden uitgevoerd.

4.3. Voor dringende opdrachten en noodgevallen kan een verhoogd tarief of een afzonderlijk forfait worden toegepast. Subsidieaanvragen waarvoor de consultant minder dan vier weken vóór de indieningsdeadline wordt ingeschakeld, worden als dringende opdrachten beschouwd. Het toepasselijke tarief of forfait wordt vooraf aan de opdrachtgever meegedeeld.

4.4. De tarieven die de consultant op zijn website of in andere publieke communicatie vermeldt, zijn indicatief. Alleen het tarief of de vergoeding zoals overeengekomen in de offerte of overeenkomst is bindend.

4.5. Aanvullende werkzaamheden buiten de overeengekomen opdracht worden uitsluitend uitgevoerd met goedkeuring van de opdrachtgever en worden gefactureerd volgens het voor de opdracht toepasselijke tarief, tenzij anders overeengekomen.

4.6. Eventuele verplaatsingskosten en andere vooraf overeengekomen kosten worden afzonderlijk aangerekend.

4.7. Alle tarieven en prijzen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

 Artikel 5 – Betaling

5.1. Facturen worden opgesteld volgens de in de offerte overeengekomen afspraken. Indien extra werk is verricht met goedkeuring van de opdrachtgever, wordt dat ook opgenomen in de facturatie.

5.2. Betaling dient te gebeuren binnen 14 dagen na factuurdatum.

5.3. Bij laattijdige betaling behoudt de consultant zich het recht voor om de uitvoering van de opdracht tijdelijk op te schorten.

5.4. Bij niet-betaling kunnen verwijlintresten ter hoogte van 5% van het factuurbedrag en redelijke invorderingskosten worden aangerekend.

 Artikel 6 – Aansprakelijkheid en Vrijwaring

6.1. De consultant is niet aansprakelijk voor beslissingen van subsidiërende overheden of beleidsorganen, noch voor de mate waarin strategieën of voorstellen door derden worden overgenomen. 

6.2. Aansprakelijkheid voor schade is beperkt tot het bedrag van de factuurwaarde van de opdracht, tenzij er sprake is van opzet of grove nalatigheid.

6.3. De opdrachtgever vrijwaart de consultant tegen aanspraken van derden met betrekking tot het gebruik van geleverde adviezen of documenten.

 Artikel 7 – Vertrouwelijkheid en Intellectuele Eigendom

7.1. Informatie die tijdens de opdracht wordt gedeeld, wordt door beide partijen als vertrouwelijk behandeld.

7.2. De consultant behoudt de intellectuele eigendomsrechten op eigen werkmodellen, analysemethodes, teksten en voorstellen, tenzij anders overeengekomen.

7.3. Na volledige betaling verkrijgt de opdrachtgever gebruiksrechten voor intern gebruik van het geleverde materiaal binnen het kader van de opdracht.

 Artikel 8 – Annulering en Beëindiging

8.1. Annulering door de opdrachtgever na de start van de opdracht leidt tot facturatie van reeds gepresteerde uren.

8.2. Beide partijen kunnen de overeenkomst beëindigen bij ernstige tekortkoming, mits de andere partij de kans krijgt dit eerst te remediëren binnen een redelijke termijn.

8.3. In geval van beëindiging blijven de rechten op betaling van reeds geleverde prestaties behouden.

 Artikel 9 – Toepasselijk Recht en Geschillen

9.1. Op deze voorwaarden is Belgisch recht van toepassing.

9.2. In geval van geschil streven partijen eerst naar minnelijke oplossing. Indien nodig worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechtbank in Antwerpen.

General Terms and Conditions 

Article 1 – Definitions

1.1. Consultant: the contractor providing services in connection with grant applications, policy advice, strategy development and organisational support, legally represented herein by THE BOOK BV, Lamorinièrestraat 159/401, 2018 Antwerp.

1.2. Client: the party engaging the Consultant to carry out an assignment.

1.3. Agreement: the written agreement between the Consultant and the Client setting out the assignment, fees and other terms and conditions.

1.4. Services: all activities offered by the Consultant, including but not limited to drafting grant applications, supporting policy planning, strategic sessions, consultations and knowledge sharing.

Article 2 – Applicability

2.1. These General Terms and Conditions apply to all quotations, assignments and agreements between the Consultant and the Client, unless otherwise agreed in writing.

2.2. Any deviations from these terms and conditions are valid only if agreed in writing. 

Article 3 – Assignment and Performance

3.1. The Consultant shall perform the assignment to the best of their knowledge and ability, based on their experience and expertise and on the information provided by the Client.

3.2. The Services may include (but are not limited to):

• drafting and revising grant applications or reports,

• supporting policy and strategy processes,

• providing consultation sessions on positioning, network strategy and organisational development,

• facilitating knowledge sharing on change processes and other areas of expertise within organisations.

3.3. The Client undertakes to provide, in a timely manner, all information and cooperation required to perform the assignment.

3.4. The Consultant cannot guarantee the outcome of grant applications or implementation processes where success depends on an assessment by external bodies or partners.

3.5. Any rounds of revisions or additional work outside the agreed assignment shall be invoiced separately at the agreed hourly rate, unless explicitly and specifically included in the quotation.

Article 4 – Quotations and Fees

4.1. The fees for the Consultant’s Services shall be determined in the quotation or Agreement and may be based on an hourly rate, daily rate, fixed fee, commission, or another remuneration arrangement agreed in advance.

4.2. The applicable rate may vary depending on, among other factors, the nature, scope and complexity of the assignment, the category of Client, and the timeframe within which the assignment is to be performed.

4.3. Urgent assignments and emergency work may be subject to an increased rate or a separate fixed fee. Grant applications for which the Consultant is engaged less than four weeks before the submission deadline shall be considered urgent assignments. The applicable rate or fixed fee shall be communicated to the Client in advance.

4.4. Rates published by the Consultant on their website or in other public communications are indicative only. Only the rate or fee agreed in the quotation or Agreement shall be binding.

4.5. Additional work outside the agreed scope of the assignment shall only be performed with the Client’s approval and shall be invoiced at the rate applicable to the assignment, unless otherwise agreed.

4.6. Any travel expenses and other costs agreed in advance shall be charged separately.

4.7. All rates and prices are exclusive of VAT, unless expressly stated otherwise.

Article 5 – Payment

5.1. Invoices shall be issued in accordance with the arrangements agreed in the quotation. Any additional work performed with the Client’s approval shall also be included in the invoice.

5.2. Payment must be made within 14 days of the invoice date.

5.3. In the event of late payment, the Consultant reserves the right to temporarily suspend performance of the assignment.

5.4. In the event of non-payment, default interest amounting to 5% of the invoice amount and reasonable recovery costs may be charged.

Article 6 – Liability and Indemnification

6.1. The Consultant shall not be liable for decisions by grant-awarding authorities or policy-making bodies, nor for the extent to which strategies or proposals are adopted by third parties. 

6.2. Liability for loss or damage is limited to the invoiced value of the assignment, except in cases of wilful misconduct or gross negligence.

6.3. The Client shall indemnify the Consultant against third-party claims relating to the use of the advice or documents provided.

Article 7 – Confidentiality and Intellectual Property

7.1. Information shared during the assignment shall be treated as confidential by both parties.

7.2. The Consultant retains the intellectual property rights in their own working models, analytical methods, texts and proposals, unless otherwise agreed.

7.3. Following payment in full, the Client obtains rights to use the materials provided internally within the scope of the assignment.

Article 8 – Cancellation and Termination

8.1. If the Client cancels after the assignment has commenced, the hours already worked shall be invoiced.

8.2. Either party may terminate the Agreement in the event of a material breach, provided the other party is first given the opportunity to remedy the breach within a reasonable period.

8.3. In the event of termination, the right to payment for Services already provided shall remain unaffected.

Article 9 – Governing Law and Disputes

9.1. These terms and conditions are governed by Belgian law.

9.2. In the event of a dispute, the parties shall first seek an amicable resolution. If necessary, disputes shall be submitted to the competent court in Antwerp.